La communication est l’un des piliers invisibles mais essentiels du bon fonctionnement d’un cabinet. Dans un environnement aussi exigeant que la santé ou le dentaire, où les journées sont rythmées par les patients, les imprévus et la technicité des soins, un mot mal placé ou une consigne mal comprise peut vite générer de la frustration, des tensions voire même des erreurs coûteuses.
Il suffit parfois d’un malentendu pour semer le chaos. Dans un cabinet, par exemple, le praticien pensait que son assistante avait confirmé un rendez-vous important… tandis qu’elle était convaincue que c’était lui qui s’en chargeait.
Résultat : le patient s’est présenté au mauvais moment, agacé et déçu. Une petite erreur de communication peut causer des conséquences bien réelles : tension dans l’équipe, perte de temps et confiance ébranlée. Alors, comment poser les bases d’une communication fluide et efficace avec votre assistante et l’ensemble de votre équipe ?
1. Clarifier le cadre et les attentes dès le départ
Un grand nombre de tensions dans les équipes provient… d’un manque de clarté.
Qui fait quoi ? Jusqu’où vont les responsabilités de l’assistante ? À quel moment doit-elle passer la main ?
Un cabinet fonctionne comme un orchestre : chaque musicien doit connaître sa partition, mais aussi comprendre l’ensemble de la symphonie. Concrètement, cela signifie :
- Des missions clairement définies avec des fiches de poste, des protocoles et des procédures standardisées.
- Des règles de fonctionnement partagées (qui appelle les patients ? qui gère les devis ? qui prépare les salles ?).
Exemple : si votre assistante gère l’accueil, elle doit savoir si elle est également responsable des rappels patients ou si cela relève de l’administratif. Clarifier ce point évite que la tâche “tombe entre deux chaises”.
Un cadre clair n’est pas synonyme de rigidité : il permet au contraire à chacun de travailler en confiance et de savoir ce qu’on attend de lui.
2. Mettre en place des rituels de communication
La communication ne doit pas être laissée au hasard : elle se structure.
Les rituels sont de puissants outils pour synchroniser l’équipe, anticiper et résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’enveniment.
- Le briefing du matin : en 10 minutes, chacun prend connaissance de la journée, des patients “sensibles”, des éventuels imprévus. C’est aussi le moment de donner le ton, d’apporter une énergie positive à l’équipe.
- Le débriefing du soir : court, factuel, il sert à identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. On évacue les tensions de la journée pour repartir sur de bonnes bases.
- Les réunions hebdomadaires : plus longues, elles permettent de prendre du recul, de discuter de l’organisation et d’impliquer toute l’équipe dans les décisions.
Ces moments, souvent perçus comme une perte de temps, sont en réalité un formidable investissement de productivité : 10 minutes le matin évitent parfois 2 heures de malentendus dans la journée.
4. Adapter son style de communication aux profils
Nous avons tous une manière différente de recevoir les messages. Ce que certains perçoivent comme clair et direct peut être vécu comme sec ou agressif par d’autres.
Chaque individu a une façon différente de communiquer, d’agir et de percevoir les choses :
- certains sont sensibles à l’émotionnel (“Merci pour ton aide, j’apprécie beaucoup”),
- d’autres au factuel (“La salle 2 est prête, il reste à vérifier les instruments”),
- d’autres encore à la reconnaissance de leurs résultats (“Bravo, tu as géré le planning de façon impeccable”).
Adapter son langage à son interlocuteur n’est pas de la manipulation : c’est une preuve d’intelligence relationnelle. Cela renforce la compréhension mutuelle et évite les malentendus.
5. Favoriser un climat de confiance et d’autonomie
La confiance est le socle de toute délégation réussie.
Un praticien qui micro-manage son assistante ou ses collaborateurs finit par les démotiver. À l’inverse, une équipe responsabilisée gagne en efficacité et en engagement.
Comment instaurer cette confiance ?
- Définir le cadre puis laisser de l’autonomie dans la manière d’accomplir la tâche.
- Valoriser les initiatives au lieu de sanctionner la moindre erreur.
- Partager les réussites de l’équipe avec l’ensemble du cabinet.
Exemple : confier à l’assistante la gestion des commandes ou l’organisation des rotations de fauteuils peut sembler un “détail”. Mais cela la valorise et vous libère un temps précieux pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
6. Gérer les situations difficiles avec assertivité
Aucune équipe n’échappe aux tensions. La différence entre un cabinet qui fonctionne et un cabinet qui s’épuise, c’est la capacité du manager à affronter les problèmes plutôt que les laisser pourrir.
- Identifier la source de tension (missions floues, surcharge, manque de reconnaissance).
- Privilégier le face-à-face : un entretien individuel dans un cadre calme vaut mieux qu’un reproche lancé devant tout le monde.
- Adopter une communication assertive : parler de faits concrets plutôt que juger la personne (“Hier, les instruments n’étaient pas stérilisés à temps” plutôt que “Tu es toujours en retard”).
- Chercher ensemble des solutions : transformer le problème en opportunité d’amélioration.
La bienveillance n’exclut pas la fermeté. Dire les choses clairement, avec respect, renforce la crédibilité du manager et la cohésion de l’équipe.
Instaurer une communication efficace avec votre assistante et votre équipe, ce n’est pas seulement “parler plus”, mais “mieux parler et mieux écouter”. Cela passe par un cadre clair, des rituels réguliers, une adaptation aux profils, un climat de confiance et la capacité à gérer les tensions avec assertivité.
À l’inverse, certains cabinets transforment la communication en véritable atout. Dans l’un d’eux, praticien et assistante ont instauré un rituel simple : 10 minutes chaque matin pour aligner leurs priorités, partager les imprévus et se mettre en énergie. Ce moment, presque anodin, est vite devenu un pilier. Résultat : moins de malentendus, une ambiance plus sereine et des patients qui perçoivent immédiatement la cohésion de l’équipe. En travaillant sur ces leviers, vous transformez non seulement l’organisation de votre cabinet, mais aussi l’énergie collective qui s’en dégage. Une équipe qui communique bien, c’est un cabinet plus fluide, des journées plus sereines et des patients mieux accompagnés.
Et si vous faisiez le premier pas dès aujourd’hui ? Prenez rendez-vous avec nous pour échanger sur vos enjeux de communication et découvrir comment nous pouvons vous accompagner.